JM
Cadangan Projek Digital

Sistem Pengurusan Jemputan & Kehadiran Majlis Rasmi

Pengurusan jemputan, RSVP, QR Code dan rekod ketibaan tetamu melalui satu sistem yang ringkas, terkawal dan mesra urusetia.

Fokus utama: tetamu menerima link jemputan, memaparkan QR pada telefon, dan petugas mengimbas menggunakan tablet.
Cadangan Pelaksanaan Awal
Cadangan Sistem Jemputan Majlis Rasmi01
Keperluan

Apa yang hendak dipermudahkan?

Pengurusan jemputan rasmi melibatkan banyak maklumat: senarai tetamu, pengesahan kehadiran, semakan di pintu masuk dan laporan selepas majlis.

01

Senarai tetamu

Maklumat tetamu perlu disusun mengikut majlis dan mudah dicari oleh urusetia.

02

Pengesahan hadir

Urusetia perlu mengetahui siapa yang hadir, tidak hadir atau belum memberi maklum balas.

03

Ketibaan tetamu

Semakan di lokasi perlu pantas tanpa mencari nama secara manual satu demi satu.

Cadangan ini tidak bertujuan menggantikan prosedur keselamatan atau protokol rasmi. Sistem berfungsi sebagai alat pengurusan jemputan dan rekod kehadiran.
Keperluan Operasi02
Penyelesaian

Satu aliran kerja yang mudah difahami

Urusetia mengurus semuanya dari satu panel. Tetamu pula hanya perlu membuka pautan jemputan pada telefon.

1
Daftar Majlis
→
2
Masukkan Tetamu
→
3
Hantar Link
→
4
RSVP + QR
→
5
Scan Tablet
→
6
Laporan
Visual digunakan sebagai rujukan persembahan. Penggunaan identiti, jata atau aset rasmi tertakluk kepada kelulusan pihak berkuasa berkaitan.
Aliran Sistem03
Pengalaman Tetamu & Petugas

Telefon tetamu + tablet petugas

JEMPUTAN RASMI

YBhg. Tetamu

Majlis Rasmi
Tarikh · Masa · Lokasi

QR Jemputan Unik
Scanner Tablet Kaunter 01
Kamera mengimbas QR tetamu
✓ JEMPUTAN SAH — Ketibaan direkodkan

Jika QR telah digunakan, petugas akan menerima amaran untuk mengelakkan rekod berganda.

Operasi Hari Majlis04
Fungsi Utama

Apa yang tersedia dalam sistem asas?

M
Pengurusan MajlisCipta, kemas kini dan urus banyak majlis dari satu panel.
T
Direktori TetamuTambah manual, import senarai dan guna semula rekod tetamu.
L
Link Jemputan UnikSetiap tetamu menerima pautan peribadi yang membawa ke jemputan mereka.
Q
QR Code UnikQR dipaparkan dalam jemputan dan digunakan ketika daftar masuk.
R
RSVPStatus hadir, tidak hadir atau belum memberi maklum balas dapat dipantau.
S
Scanner TabletPetugas mengimbas QR menggunakan kamera tablet pada hari majlis.
D
Dashboard Masa NyataRingkasan dijemput, RSVP, sudah tiba dan belum tiba.
A
Audit & LaporanRekod ketibaan, masa imbasan, pengguna serta eksport laporan.
Skop Fungsi Asas05
Paparan Urusetia

Maklumat penting dapat dilihat dengan cepat

Dashboard Majlis9 Ogos 2026
600Jemputan
548RSVP Hadir
412Telah Tiba
136Belum Tiba

Ketibaan Terkini

Nama tetamu, masa tiba dan tablet/kaunter yang membuat imbasan.

Carian Tetamu

Petugas boleh mencari nama secara manual jika telefon atau QR menghadapi masalah.

Angka pada paparan ini ialah contoh untuk menerangkan konsep dashboard, bukan data sebenar.
Dashboard Masa Nyata06
Akses Sistem

Sistem dalaman — tiada landing page awam

Domain utama

Terus membuka halaman log masuk untuk pentadbir, urusetia dan petugas.

/ → Login Sistem
/scan → Scanner Tablet

Pautan tetamu

Tetamu tidak perlu login. Mereka hanya menerima pautan unik yang membuka jemputan masing-masing.

/i/[token-unik] → Jemputan + RSVP + QR

Prinsip akses

Setiap peranan hanya melihat fungsi yang berkaitan. Petugas scanner tidak perlu mempunyai akses kepada keseluruhan panel pentadbiran.

Akses & Peranan07
Keselamatan

Direka untuk mengurangkan akses yang tidak perlu

Token unik

Setiap jemputan menggunakan pautan dan QR unik, bukan nombor siri mudah diteka.

Kawalan pengguna

Akses pentadbir, urusetia dan petugas diasingkan mengikut peranan.

Rekod audit

Tindakan penting seperti imbasan dan perubahan status boleh direkodkan.

HTTPS & sesi selamat

Sistem menggunakan sambungan HTTPS dan kawalan sesi untuk akses dalaman.

Anti rekod berganda

QR yang telah didaftar masuk akan memberi amaran jika cuba digunakan sekali lagi.

Backup

Backup berkala dimasukkan dalam hosting terurus apabila hosting dikendalikan oleh pihak pembangun.

Keperluan keselamatan khusus kerajaan, audit pihak ketiga atau konfigurasi infrastruktur khas boleh dilaksanakan berdasarkan arahan pihak ICT dan dinilai secara berasingan.
Keselamatan Asas08
Pelaksanaan

Cadangan pelaksanaan secara berperingkat

Fasa 1 · Pengesahan KeperluanSemak proses kerja sebenar urusetia, data yang diperlukan dan kaedah operasi tablet.
Fasa 2 · PembangunanBangunkan modul majlis, tetamu, jemputan, QR, scanner, dashboard dan laporan.
Fasa 3 · UjianUji aliran penuh menggunakan telefon tetamu dan tablet petugas sebelum majlis sebenar.
Fasa 4 · PenggunaanSerahan sistem, konfigurasi akhir dan sokongan semasa tempoh operasi.

Jika kemudian dipindahkan ke server Kerajaan Negeri

Migrasi standard pertama daripada hosting terurus ke infrastruktur yang disediakan pihak kerajaan boleh dilaksanakan sebagai sebahagian proses serahan, tertakluk kepada akses teknikal dan keperluan server yang ditetapkan.

Pelan Pelaksanaan09
Cadangan Kos

Struktur kos yang mudah dan jelas

Pembangunan Sistem
RM5,000 sekali bayar
  • Pembangunan fungsi sistem yang dipersetujui
  • Konfigurasi dan pengujian asas
  • Persediaan sistem untuk penggunaan
  • Skop pembangunan perisian sahaja
Hosting Terurus + Penyelenggaraan
RM500 / bulan
  • Hosting standard terurus
  • SSL dan backup berkala
  • Pembaikan bug dan isu teknikal
  • Kemas kini kecil & sokongan teknikal
Tidak termasuk: tablet/peranti, sambungan internet atau SIM, caj WhatsApp/SMS API, lesen pihak ketiga berbayar, audit keselamatan pihak ketiga, dedicated server/VPS khusus, perjalanan/petugas di lokasi atau pembangunan modul baharu di luar skop yang dipersetujui.
Cadangan Kos10
Nilai Cadangan

Kenapa sistem ini praktikal?

1
Mudah digunakanTetamu hanya buka link; petugas hanya perlu scan menggunakan tablet.
2
Rekod lebih tersusunRSVP dan ketibaan berada dalam satu pangkalan data.
3
Operasi lebih pantasSemakan QR mengurangkan pencarian manual ketika tetamu tiba serentak.
4
Boleh berkembangModul tambahan boleh dibangunkan kemudian mengikut keperluan sebenar.
Cadangan Awal

Mulakan dengan sistem teras yang stabil.

Fokus kepada jemputan, RSVP, QR, scanner tablet, dashboard dan laporan. Penambahbaikan dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan sebenar.

Manfaat Projek11
Ringkasan

Jemputan digital yang lebih teratur. Ketibaan tetamu yang lebih mudah diurus.

Satu sistem khusus untuk membantu urusetia mengurus majlis rasmi daripada senarai jemputan sehingga laporan kehadiran.

RM5,000

Kos pembangunan sistem sekali bayar.

RM500 / bulan

Hosting terurus, penyelenggaraan dan sokongan teknikal.

Cadangan untuk pertimbangan dan penilaian
Terima Kasih12
1 / 12